Data entry delle fatture passive: come si calcola se conviene automatizzarlo

La domanda arriva sempre nello stesso modo: «quanto si risparmia automatizzando l'inserimento delle fatture?». È la domanda sbagliata, perché la risposta dipende interamente da un numero che quasi nessuno ha: quanto costa oggi farlo a mano.

Il numero da cui si parte

Serve misurare, non stimare. Per una settimana si annota, per ogni fattura passiva che entra: quanto tempo passa dall'arrivo alla registrazione, quante volte si torna indietro a correggere, quante finiscono in sospeso perché manca un dato.

Il risultato sorprende quasi sempre in due modi. Il tempo medio per fattura è più basso di quanto si creda — chi lo fa da anni è veloce. Ma il tempo totale è più alto, perché nessuno aveva contato le correzioni, i solleciti al fornitore e le fatture rimaste appese.

Le tre condizioni che determinano l'esito

Il volume. Sotto un certo numero di documenti al mese il progetto non si ripaga, punto. Non è una questione di tecnologia: è che il tempo di messa a punto e di sorveglianza è sostanzialmente fisso.

La ripetitività. Dieci fornitori che mandano sempre lo stesso formato sono un caso facile. Duecento fornitori con duecento impaginazioni diverse sono un caso difficile, e il tasso di intervento umano resta alto.

Il formato di partenza. Se ricevete già la maggior parte delle fatture in formato elettronico strutturato, gran parte del problema è risolto a monte e l'estrazione serve solo per gli allegati e i documenti di trasporto. Vale la pena verificarlo prima di qualunque valutazione: capita di scoprire che il margine è molto più stretto del previsto.

Dove si nasconde il costo che nessuno conta

Non nell'inserimento: nella verifica. Un sistema che estrae i dati con un'accuratezza dichiarata molto alta produce comunque una quota di campi incerti, e qualcuno deve guardarli. Se il processo non prevede chi lo fa e quando, l'automazione sposta il lavoro invece di toglierlo — e lo sposta su una persona che non se lo aspettava.

Per questo la domanda da fare a un fornitore non è «quanto siete accurati», ma «che cosa succede quando non siete sicuri». Un sistema che segnala i dubbi vale più di uno che li nasconde dietro una percentuale.

Come si imposta una prova onesta

Si prende un campione dei vostri documenti veri — non esempi da manuale — comprese le fatture brutte: quelle scansionate storte, quelle con le note a mano, quelle del fornitore che usa un modello suo. Si misura su quelle. Il numero che ne esce è l'unico che conta, perché è il vostro.

Una prova fatta su fatture pulite produce risultati eccellenti e inutili.

Che cosa resta a una persona, sempre

L'approvazione contabile. Nessun documento dovrebbe entrare in contabilità senza che qualcuno lo abbia confermato, e non per diffidenza verso la tecnologia: perché la responsabilità di quella registrazione resta dell'azienda, come per qualunque altro strumento di lavoro.

In sintesi

L'automazione del data entry è uno dei casi in cui l'intelligenza artificiale produce un beneficio misurabile e verificabile. Ma il beneficio si misura sui vostri documenti e sul vostro volume, non su una percentuale letta da qualche parte. Se volete, il primo passo è la misurazione di una settimana: costa un foglio di calcolo e dice più di qualunque preventivo.